16 mei 2018
Door Erik Rieken
ICT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de centrale bedrijfsprocessen in ziekenhuizen en zorginstellingen. Dat kan zorgen voor betere dienstverlening aan patiënten, meer gemak voor zorgverleners en bijvoorbeeld meer efficiency en kostenbesparing. Veel organisaties worstelen echter met deze digitale transitie. Hun strategie en beleid gaan steeds meer over ICT en daarover moeten ook bestuurders en zorgverleners dus steeds vaker beslissingen nemen. Hoe maak je die slag? Twee geruststellingen: je hoeft geen ICT’er te zijn en gelukkig kunnen nieuwe innovaties organisch groeien. Begin daarom met kleine stappen.

< Terug naar overzicht

Groeiende rol ICT in werkprocessen zorg

Nieuwe technologie kan uitkomst bieden voor de uitdagingen waar veel ziekenhuizen en zorginstellingen voor staan. Met betere dienstverlening, meer efficiency en prettiger werken als lonkende perspectieven. Dat is ook essentieel om bijvoorbeeld oplopende personeelstekorten het hoofd te kunnen bieden. Doordat ICT steeds belangrijker wordt voor de bedrijfsprocessen, worden beslissingen over ICT steeds meer ‘businessbesluiten’. Het is daardoor steeds minder een ‘feestje van de ICT-afdeling’.

Veel organisaties moeten deze slag nog maken. Dat begint met begrip en acceptatie van de nieuwe situatie, waarin beslissingen over ICT intern ook echt met elkaar genomen moeten worden. Hoe maak je deze transitie? De meest heilzame weg is om belangrijke, nieuwe ICT-oplossingen in kleine stappen te introduceren. Zo houden de gebruikers overzicht en kunnen zij veilig en laagdrempelig de eerste voordelen ervaren, waarna hun behoefte aan vervolgstappen vaak als vanzelf groeit.

Toegevoegde waarde én belofte

Kleine stappen zijn zo waardevol omdat ze veranderingen overzichtelijk houden voor gebruikers en de risico’s van nieuwe stappen beperken. De eerste kleine stappen leiden in de praktijk vaak naar nieuwe vervolgstappen, waar de gebruikers dan zelf om vragen vanuit hun ervaringen. Dat zorgt voor draagvlak en zo kan de digitale transitie groeien. Vaak begint dat vanuit hele basale behoeften bij gebruikers en patiënten, maar juiste die zijn zo belangrijk om de beweging goed in gang te zetten. Mits dit stappen zijn met een duidelijke toegevoegde waarde en de gebruikers een duidelijke belofte zien voor vervolgstappen.

Kleine stappen in de praktijk

Hoe werkt dat in de praktijk? Neem bijvoorbeeld een zorginstelling die als hulpmiddel smartphones introduceert voor medewerkers. Wie daarmee in één keer veel nieuwe functies wil vervullen, loopt een groot risico dat gebruikers zich ‘overvallen’ of ‘overspoeld’ voelen. Als medewerkers twee piepers, een WiFi of DECT telefoon en een smartphone hebben, kun je die vier devices ook eerst terugbrengen naar drie. Eén app op de smartphone voor twee of drie functies kan dan bijvoorbeeld al extra gemak en betere dienstverlening opleveren, terwijl er al één pieper minder nodig is. Betrek de gebruikers bij het transitietraject, de kans op adoptie neemt dan substantieel toe. Als de voordelen worden ervaren en het enthousiasme groeit, is het een kleine stap om de functionaliteiten op de smartphone uit te breiden. Medewerkers zien hiervoor zelf vaak de mogelijkheden. Dan kan bijvoorbeeld ook de medische alarmering via de laatste pieper voortaan via de smartphone verlopen. Dan hebben medewerkers dus alleen nog een smartphone en een WiFi of DECT telefoon. Ook de telefoniefunctionaliteit is te integreren in een smartphone, maar dat hoeft niet meteen te gebeuren.

Minder inbreuk op privacy met smartphone

Op deze manier groeit de vernieuwing organisch. Zo kunnen ook stapsgewijs nieuwe apps en functionaliteiten worden toegevoegd aan de smartphone. Denk bijvoorbeeld aan het combineren met beeld en geluid. Dan kunnen zorgverleners bij een alarm bijvoorbeeld via een slimme camera meteen even in de kamer van een patiënt kijken met hun smartphone. Of via een spraakverbinding even vragen wat er aan de hand is. Zonder op voorhand al naar de kamer te gaan, terwijl dat misschien helemaal niet nodig is. Dat zorgt direct voor minder inbreuk op de rust en privacy van de patiënt of bewoner en biedt direct veel kansen om betere zorg te bieden.

Zoek de balans voor digitale transitie zorg

In de praktijk maakt deze aanpak een groot verschil en wordt de digitale transitie overzichtelijker en beter behapbaar. Je hoeft immers niet alle vervolgstappen op voorhand al uit te tekenen. Ze sluiten aan bij de behoeften van gebruikers. Hierdoor kun je eerder starten en intern met elkaar betere besluiten nemen over ICT als hulpmiddel. Belangrijke succesfactoren daarbij zijn een flexibele ICT-infrastructuur en een ICT-partner die onafhankelijk kan adviseren over de beste tools voor uw organisatie en met verstand van werkprocessen in de zorg. Een belangrijk aandachtspunt voor bestuurders en het management is om te zorgen voor goede balans tussen kleine stappen met quick wins op korte termijn én structurele verbeteringen op lange termijn. Ook voor het advies hierover kloppen zorginstellingen vaak bij ons aan als partner voor hun ICT-ontwikkeling.

Meer weten over deze aanpak?

Wilt u meer weten over de digitale transitie en succesvolle inzet van nieuwe technologie in uw organisatie? Neem dan contact op met Erik Rieken via 088 938 2217 of e.rieken@zetacom.nl.