31 oktober 2017
Door Bart Kerckhoff
Make-A-Wish Nederland vervult ieder jaar ruim 500 liefste wensen van kinderen en jongeren tussen 3 en 18 jaar met een levensbedreigende ziekte. Het is een non-profit organisatie met 25 medewerkers en 400 vrijwilligers. De  stichting wil de komende jaren meer wensen vervullen en meer donateurs werven door optimaal gebruik te maken van haar resources. Samen met de verhuizing naar een nieuw kantoor, gaf dit de aanleiding om te kijken naar interne efficiëntieslagen, waarbij ICT een belangrijke rol speelt. Make-A-Wish Nederland besloot om versneld over te stappen naar de cloud, te beginnen met cloud telefonie van NFON, geïmplementeerd door Zetacom. < Terug naar overzicht

Er was op het gebied van ICT voornamelijk behoefte aan meer flexibiliteit en gebruiksgemak om enerzijds de vrijwilligers en fondsenwervers beter te kunnen ondersteunen en anderzijds de interne organisatie te ontlasten. Verder wilden zij overgaan op flexwerkplekken om medewerkers meer flexibiliteit te bieden en om de benodigde kantooroppervlakte te minimaliseren door onderbenutting tegen te gaan. In het kader van de verhuizing was flexibiliteit een randvoorwaarde. Het was verder essentieel dat de organisatie te allen tijde optimaal bereikwaar was en zou blijven en dat de oplossing zou resulteren in besparing op kosten en tijd.  Make-A-Wish kan door de migratie naar Cloud en flexwerkplekken nog spaarzamer omgaan met budget en tijd en is te allen tijden optimaal bereikbaar.

Meer investeringen in wensdagen dankzij besparingen

Dankzij de introductie van flexplekken kon Make-A-Wish op zoek naar een kleiner kantoor. Ook bespaart de stichting aanzienlijk op de aanschaf- en gebruikskosten doordat zij geen dure hardware meer hoeven aan te schaffen en alleen betalen voor wat zij daadwerkelijk gebruiken. Bovendien hoeven ze niet te betalen voor upgrades of de toevoeging van nieuwe functionaliteit waardoor zij altijd over een future proof oplossing beschikken, zonder dat er extra investeringen nodig zijn. Het geld dat hiermee bespaard wordt kan in de wensdagen worden geïnvesteerd.

Make-A-Wish startte hun cloudmigratie met NFON eind 2016. De gefaseerde overstap bleek verstandig. Tijdens de verdere cloudmigratie volgden er veel inkomende oproepen van vrijwilligers die assistentie nodig hadden. Deze oproepen konden nu goed worden afgehandeld. Het was voor Make-A-Wish ook fijn dat de telefonie al op de huidige locatie geïmplementeerd kon worden omdat medewerkers zo alvast aan de nieuwe mogelijkheden konden wennen. Medewerkers kunnen bij de verhuizing zelf hun toestel mee nemen en eenvoudig aansluiten op de nieuwe werkplek. De flexibiliteit en het gebruiksgemak waren dan ook extra motivaties om voor NFON Nederland en Zetacom te kiezen.

Make-A-Wish kan door de migraties nog spaarzamer omgaan met budget en tijd en is te allen tijden optimaal bereikbaar. Er wordt wat betreft kosten bespaard op het kantoor en de telefonie-oplossing. Tevens is er een tijdsbesparing mogelijk door de optimalisatie van de middelen en processen. De overgang naar cloud computing zorgt ervoor dat de vrijwilligers beter gefaciliteerd worden, met als gevolg dat zij meer wensdagen kunnen organiseren en meer fondsen kunnen werven, met minder ondersteuning van de kantoormedewerkers. De kantoormedewerkers kunnen op hun beurt ook efficiënter werken waardoor ook zij tijd besparen die geïnvesteerd kan worden in de dromen van de Make-A-Wish kinderen.

Innovatieve oplossing voor samenwerking met NFON Cloud Communications

De ICT vormde een obstakel bij de samenwerking tussen vrijwilligers door het hele land en de kantoormedewerkers in Woerden. Bij een stichting zoals Make-A-Wish Nederland heb je niet alleen te maken met medewerkers, maar ook met vrijwilligers, die niet extrinsiek gemotiveerd worden om oplossingen (correct) te gebruiken of zich te verdiepen in ICT-mogelijkheden of die simpelweg de benodigde digitale vaardigheden niet hebben. Omdat vrijwilligers een onmisbare rol spelen in de fondsenwerving en de bedrijfsvoering is het extra belangrijk dat zij optimaal gefaciliteerd worden. NFON Nederland en Zetacom zorgden voor een naadloze overgang. Bij Make-A-Wish vertalen de voordelen van dit project zich in meer vervulde wensen van kinderen met een levensbedreigende ziekte.