3 april 2018
Veel van onze klanten staan voor de vraag: ga ik mijn bestaande Unify/Siemens systeem upgraden naar de nieuwe Unify OpenScape Business versie of verhuis ik mijn telefonie naar de cloud? In deze blog verdiepen we ons verder in de mogelijkheden. Uiteraard kan uw specifieke situatie anders zijn. Laat u daarom altijd goed adviseren over de mogelijkheden en alternatieven door uw accountmanager. < Terug naar overzicht

Upgrade van het systeem

Siemens heeft haar naam een aantal jaar geleden gewijzigd naar Unify. Onder deze nieuwe naam zijn er een aantal aantrekkelijke en nieuwe telefoniesystemen ontwikkeld. Deze nieuwe systemen zijn gebaseerd op de jarenlange ervaring van Siemens. Unify noemt deze systemen OpenScape Business (OSB). Deze OpenScape Business systemen zijn gebaseerd op IP technologie waarbij het systeem bij u op locatie of in uw datacenter wordt geplaatst. Hierdoor doet u een eenmalige investering en zijn hardware, software en licenties van u. U kunt dan naar wens een abonnement voor software updates en een onderhoudscontact afsluiten voor maximale zekerheid en garanties in de toekomst. De OSB systemen zijn voorzien van veel moderne functies zoals:

  • Unified Communications: chat, presence, collaboration tussen medewerkers
  • One number service: altijd bereikbaar op één nummer
  • Agenda integratie: bereikbaarheid afhankelijk van uw afspraken
  • Contactcenter functies

Unify biedt u aantrekkelijk geprijsde upgrade mogelijkheden voor uw huidige telefooncentrale. Veel van de bestaande hardware kan worden hergebruikt of ingeruild. U kunt uw bestaande toestellen blijven gebruiken met alle nieuwe functies. Hoe aantrekkelijk dit is in uw geval? Neem hiervoor contact op met uw accountmanager. Hij kan u altijd van het beste advies voorzien specifiek op uw situatie.

Cloud telefonie, dat kan natuurlijk ook

Op basis van een onderzoek onder meer dan 500 Nederlandse organisaties die gebruikmaken van telefonie uit de cloud hebben we de belangrijkste redenen om te kiezen voor een cloud oplossing voor u op een rijtje gezet.

Kostenbesparing

Bij telefonie uit de cloud investeert u niet langer zelf in een telefooncentrale en in toestellen, u neemt alle benodigde functionaliteit af als dienst en betaalt daarvoor een vast bedrag per maand. Dit is heel overzichtelijk en hiermee zijn de kosten voorspelbaar geworden. Controleer wel altijd wat u voor die vaste prijs krijgt. Voor welke functionaliteiten betaalt u extra en welke support zit standaard bij het contract inbegrepen?

De leverancier is verantwoordelijk voor alle onderhoud en beheer, daar hoeft u zelf niet langer meer naar om te kijken. En dus ook geen kosten voor te maken. De gemiddelde besparing die organisaties halen ten opzichte van een traditionele telefooncentrale kan liggen op circa 50 procent (bij gelijkblijvende functionaliteit), uiteraard afhankelijk van de uitgangssituatie en het abonnement waar ze voor kiezen.

Makkelijk op- en afschalen

Een medewerker toevoegen of juist afvoeren? Het is bij de meeste leveranciers een kwestie van een vinkje zetten of een telefoontje plegen. U regelt dit zelf binnen vijf minuten. De kosten schalen automatisch mee. Dus een medewerker uit dienst betekent direct lagere kosten.

High end functionaliteit

De meer uitgebreide oplossingen bieden high end functionaliteit die tot voor kort alleen beschikbaar was in hele dure telefooncentrales en derhalve was voorbehouden aan grote organisaties. Deze functionaliteit komt nu ook binnen het bereik van het MKB. Praktische voorbeelden zijn:

  • Even met elkaar overleggen terwijl de ene collega thuiswerkt, de ander in de auto zit en de derde op kantoor is.
  • Zien of degene naar wie je wilt doorverbinden in gesprek is.
  • Telefoontjes automatisch routeren naar iemand met de juiste kennis en vaardigheden.
  • Op het vaste nummer bereikbaar zijn op uw mobiele toestel.
  • Automatisch het klantenrecord uit uw boekhoudpakket of CRM-software op het scherm laten verschijnen als een klant belt.

Het prettige van telefonie uit de cloud is bovendien dat bestaande gebruikers automatisch meeprofiteren van nieuw ontwikkelde functionaliteit. U werkt immers altijd op de laatste versie van het platform. Dat geeft het woord ‘toekomstvast’ ineens een heel andere betekenis.

Uitgebreid én eenvoudig

Veel functionaliteit betekende in het verleden altijd ook een hoge complexiteit. En dat is precies waar u niet op zit te wachten. Zoals we al schreven: gebruikers zien telefonie als een nutsvoorziening: het moet het gewoon doen. Dat betekent onder meer dat het toestel eenvoudig te bedienen moet zijn. Niemand gaat immers eerst een handleiding raadplegen als je een telefoontje moet doorverbinden of een conference call opzetten.

Een voorbeeld: waar de meeste telefoniesystemen voor vast-mobielintegratie werken met een app op de smartphone die medewerkers moeten gebruiken als ze met hun mobiele toestel via de vaste lijn willen bellen, zijn er nu cloudoplossingen die deze complexiteit wegautomatiseren. Medewerkers hoeven dus niet eerst de app op te starten als ze zakelijk willen bellen met hun smartphone, ze bellen gewoon met het numerieke toetsenbord van de telefoon, zoals ze altijd al hebben gedaan. Het cloudplatform zorgt er automatisch voor dat de goedkoopste verbinding wordt gekozen. Immers, als u de verantwoordelijkheid bij medewerkers neerlegt of ze via de telefooncentrale bellen of via het 3G of 4G netwerk, dan kunt u er zeker van zijn dat ze lang niet altijd op de goedkoopste manier bellen. Als deze intelligentie in het platform zit, dan betekent dit meer gebruiksgemak voor uw medewerkers en lagere belkosten voor u.

Internationale dekking

Heeft u een productievestiging in het voormalig Oostblok? Of een verkoopkantoor in België of Duitsland? Kies dan voor een internationaal cloudplatform. Internationale dekking betekent namelijk dat uw internationale vestigingen allemaal op hetzelfde platform kunnen worden aangesloten. U ziet dan direct of uw productieleider in Polen telefonisch bereikbaar is. En u zet even eenvoudig een conference call op met uw Duitse, Britse of Belgische collega’s als met medewerkers in Nederland.

Integratie van telefonie met uw ICT-systemen

Wat is er handiger dan direct het klantrecord op uw scherm zodra een klant belt? Dit kan met CTI, wat staat voor Computer Telephony Integration. Grote leveranciers hebben vaak standaardkoppelingen voor de bekendere boekhoud, ERP- en CRM-systemen, zoals Exact, Afas en Salesforce. Werkt u met wat onbekendere software, bijvoorbeeld software die specifiek is ontwikkeld voor een bepaalde branche, dan moet de koppeling vaak op maat worden ontwikkeld. Vraag naar de mogelijkheden en kosten hiervoor bij de leverancier.

Bezwaren telefonie uit de cloud

Niet voor iedere organisatie zal cloudtelefonie de juiste oplossing zijn, bijvoorbeeld voor organisaties met een slechte internetverbinding of die veel maatwerk nodig hebben. Ook kiezen sommige organisaties nog altijd voor een eigen telefooncentrale omwille van beveiliging en betrouwbaarheid. Tot slot vormt ook een eventueel faillissement van de leverancier een risico. U wilt immers niet van de ene op de andere dag zonder telefonie komen te zitten. Voor al deze bezwaren is een oplossing, maar het is wel verstandig om ook door deze bril naar dit onderwerp te kijken en de juiste maatregelen te treffen.

Cloud in een notendop

Of u nu vijf medewerkers heeft of 500, en of u nu gebruik wilt maken van uitgebreide contactcenter functionaliteit of dat u gewoon wilt dat uw medewerkers overal via hun vaste nummer bereikbaar zijn, telefonie uit de cloud maakt het mogelijk. De prijs verschilt per oplossing. Hou als leidraad aan dat u voor nog geen tientje per medewerker per maand gebruik kunt maken van high end functionaliteit. Dit is uiteraard exclusief de gesprekskosten. In de meeste gevallen betekent dit een behoorlijke kostenbesparing ten opzichte van wat bedrijven nu kwijt zijn aan afschrijvingen op hun telefooncentrale, onderhoud en beheer en het oplossen van storingen.

Meer weten?

We kunnen ons voorstellen dat u extra advies wilt of misschien wel een demonstratie van de verschillende oplossingen. Dan kunt u goed zelf bepalen wat het beste bij uw organisatie en toekomst past. Wij informeren u graag over de mogelijkheden.

Lees meer over de Cloud-telefonieoplossingen van Zetacom op onze telefonie pagina. Of neem direct contact met ons via het contactformulier of bel 088-9382200.