16 mei 2018
Als werkgever is het zaak om je goed te realiseren dat er een verandering gaande is: van controleren naar faciliteren. Dat heeft grote impact op ICT-beleid. 

‘We moeten onze toestelkeuze beperken’.  Dit zei de directeur van een MKB organisatie laatst tegen mij. Hij vindt namelijk dat de beheerlast van hun mobiele vloot te hoog is en de veiligheid onvoldoende. Ik stelde hem gelijk de wedervraag: ‘Maar hoe denk je dat dit bijdraagt aan jullie bedrijfsdoelstelling om een aantrekkelijke werkgever te willen zijn en nieuw talent aan te kunnen trekken?’. De ‘ehm..’ reactie die daarop volgde, vertelde mij voldoende.

< Terug naar overzicht

Marktontwikkeling onomkeerbaar

Hij is natuurlijk niet de enige directeur die hier hoofdpijn van krijgt. De afgelopen jaren hebben veel bedrijven er voor gekozen om mobiele apparatuur zoals smartphones en tablets in te gaan zetten. In eerste instantie om de bereikbaarheid te verbeteren en inmiddels ook steeds meer om vanuit mobiel werken productiviteitswinst te halen. Mobiele apparaten gedragen zich steeds meer als een computer en daardoor is er een dringende noodzaak om de beveiliging goed op orde te hebben. Het aantal medewerkers dat een smartphone of tablet gebruikt blijft nog steeds stijgen. Het is voor de IT-afdeling steeds lastiger en tijdrovender om de vloot te beheren. Zowel bij de uitrol van apparatuur, als ook bij het onderhoud en het oplossen van problemen. Daarin geef ik deze directeur dan ook zeker gelijk.

Medewerkers willen vrijheid

Maar is het beperken van de toestelkeuze dan inderdaad de beste oplossing? De tendens is namelijk juist het tegenovergestelde: vanuit privé zijn we gewend om volledige vrijheid te hebben in de keuze van de toestellen en apps die we willen gebruiken. En dat verwachten we ook van onze werkgever. Zeker de nieuwe generatie die bij wijze van spreken vergroeid is met hun toestel. Mensen werken ook steeds meer op projectbasis voor organisaties en hebben dus geen vaste werkgever meer. Waarom zouden we dan nog gebruik willen maken van de middelen die opdrachtgevers ons bieden, als het je alleen maar beperkingen oplegt?

Vermijd risico op schaduw ICT

Als werkgever is het dus zaak om je goed te realiseren dat er een verandering gaande is: van controleren naar faciliteren. Laat je medewerkers jou vertellen wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Uiteraard binnen de noodzakelijke kaders van veiligheid en beheersbaarheid. Faciliteer je ze niet, dan zullen ze hun eigen weg zoeken om toch hun doel te bereiken. Ik noem dat schaduw ICT. Je hebt dan geen controle meer over waar je data blijft. Gevolg: de deur staat wagenwijd open voor mensen die niet per se het beste voor hebben met jouw bedrijf.

Hoe dan wel?

Maar als beperken niet de slimste optie is, hoe zorg je er dan wel voor dat je mobiele vloot beheersbaar blijft en de veiligheid gewaarborgd is, terwijl je je medewerkers wél de vrijheid kunt blijven bieden die ze verwachten? Daar ga in onderstaande op in.

Strategie vastleggen

Allereerst is het belangrijk om je ICT-strategie helder te hebben. Klinkt als een open deur, maar mijn ervaring leert anders. Je voorkomt hiermee dat je vanuit een -al dan niet urgent- probleem besluiten gaat nemen die eigenlijk haaks staan op je bedrijfsdoelstellingen. Een praktijkvoorbeeld en voor velen een herkenbare: een afdeling die op eigen houtje een besluit neemt en investeringen doet die niet in lijn liggen met de bedrijfsstrategie. Met als bijkomend gevaar dat het een jaar later totaal niet (meer) blijkt aan te sluiten bij de behoefte. Een ander bijvoorbeeld: de vervanging van alle mobiele apparaten. Je kan natuurlijk je keuze voor een nieuw toestel baseren op budget en eigen ervaring. Maar mijn advies is om eerst jezelf of binnen je team een aantal zaken af te vragen. Ik noem er een paar:

Waarvoor willen we de apparatuur gaan gebruiken?

Wat hebben onze medewerkers nodig om hun werk goed te kunnen doen? Zijn er toepassingen die wij nu of in de toekomst mobiel beschikbaar willen gaan maken, zoals bedrijfsdata en apps? Kunnen wij onze werkprocessen verbeteren/versnellen/vereenvoudigen door ze te digitaliseren en mobiel beschikbaar te maken? De uitkomst hiervan haak je vervolgens aan je bedrijfsdoelstellingen, zoals meer tijd voor je klanten, kortere doorlooptijden of verbeteren van de  productiviteit.

Het ontbreken van een (mobiel) ICT-strategie leidt tot:

  • Oplossingen die niet aansluiten bij de behoefte
  • Schaduw ICT
  • Negatief effect op bedrijfsdoelstellingen

Het plan in drie stappen

Wat mij betreft start het dus met het inventariseren van de huidige situatie om te komen tot gewenst beleid. Vervolgens kies je de passende technische oplossingen zoals een MDM omgeving voor eenvoudig beheer en beveiliging. De laatste stap is focus op bewustwording want alles valt of staat met de adoptie door de medewerkers. Als dit allemaal goed is ingericht, dan maakt het in principe niet meer uit welk apparaat je aanbiedt of de medewerker zelf meeneemt. Benieuwd of het in jouw bedrijf zo kan werken? Lees dan snel meer over onze werkwijze!

Interesse gewekt? Neem gerust contact op voor aanvullende toelichting of bel 088 938 2200.