Telefonie uit de cloud bood VvE Beheer Amsterdam uitkomst

Onlangs is VvE Beheer Amsterdam inpandig verhuisd. Aan Zetacom werd de vraag gesteld om de vaste telefooncentrale mee te verhuizen en uit te breiden. Tijdens de gesprekken blijkt dat de locatie in twee ruimtes is verdeeld en er geen gewone bekabeling mogelijk is tussen beide ruimtes. Op basis van de gestelde eisen, wensen en de beperking van de bekabeling bood NFON telefonie uit de cloud de uitkomst.
www.vvebeheer-amsterdam.nl

< Terug naar overzicht

Bedrijf: VvE Beheer Amsterdam
Aantal NFON gebruikers: 70
Oplossing: NFON telefonie uit de cloud
Specificaties: 70 vaste bureautoestellen type SNOM710 met keuzemenu’s, wachtrijen, e-fax en tijdschakeling naar een meldkamer.

Over VvE Beheer Amsterdam

VvE Beheer Amsterdam richt zich op administratief, technisch en financieel beheer en advies voor Vereniging van Eigenaars (VvE). Zij beheert circa 1.000 VvE’s in Amsterdam en de Noordelijke Randstad.

De wens

Onlangs is VvE Beheer Amsterdam inpandig verhuisd. Sinds 2006 is Zetacom de leverancier van de telefonieomgeving, zodoende is aan Zetacom gevraagd om de vaste telefooncentrale mee te verhuizen en uit te breiden. Tijdens de gesprekken blijkt dat de locatie in twee ruimtes is verdeeld en er geen gewone bekabeling mogelijk is tussen beide ruimtes.

Robert Keurentjes, Hoofd Accountmanagement VvE Beheer Amsterdam: ‘Voor ons is telefonie niet onze core business, maar wij hechten er wel veel waarde aan. Kijk, wij beheren verschillende soorten panden: van monumenten op de grachtengordel tot aan nieuwbouw in een buitenwijk. Onze klanten kunnen bij ons bijvoorbeeld terecht voor het melden en afhandelen van reparaties, schades en ander dagelijks onderhoud. We merken dat klanten in één keer goed willen geholpen door een deskundig medewerker. Om onze klanten zo snel mogelijk te helpen is het belangrijk om te zien wie er belt en welke afspraken er in het verleden zijn gemaakt.’ Om de prestaties inzichtelijk te maken spelen tastbare cijfers zoals het aantal gesprekken, de gespreksduur en wachttijden een belangrijke rol. Rapportage is een belangrijke wens in de telefonieoplossing.

De oplossing

VvE Beheer Amsterdam is vervolgens de mogelijkheden gaan verkennen. Op basis van de wensen, de eisen en de beperking van de bekabeling is er voor NFON gekozen. NFON is een cloudtelefoniedienst uit Duitsland.

In Nederland wordt NFON exclusief gedistribueerd en ondersteund door system integrator Zetacom. Door te kiezen voor een virtuele telefoonoplossing kan de software eenvoudig worden uitgebreid met extra functies.

Robert Keurentjes: ‘Om werkprocessen te vergemakkelijken en de efficiëntie te verhogen willen we de prestaties van de klantenservice kunnen evalueren. Bij onze vorige telefooncentrale moesten we hiervoor een licentie kopen per gebruiker. Gezien de wensen, de eisen en de beperking van de bekabeling was het upgraden van de huidige telefooncentrale uiteindelijk geen optie. NFON biedt een callcenter module en de schaalbaarheid hiervan spreekt ons erg aan. Met NFON kunnen we heel eenvoudig mensen (tijdelijk) toevoegen aan de klantenservice zonder dat er extra kosten aan verbonden zijn.’

Naast de callcenter module biedt NFON nog meer functies om de klantenservice te optimaliseren. Zo komen bellers binnen op een centraal nummer, waar een keuzemenu te horen is. Zodra de beller een keuze heeft gemaakt, wordt het gesprek automatisch gerouteerd. Is het weekend? Via tijdgestuurde omleidingen worden inkomende oproepen buiten kantooruren toegewezen aan een 24 uurs meldkamer. Robert Keurentjes: ‘Voorheen waren we voor deze doorschakeling op bijvoorbeeld feestdagen afhankelijk van Zetacom. Door zelf de bereikbaarheid te kunnen regelen, zijn we flexibel en realiseren we een kostenbesparing.’

Om ervoor te zorgen dat beide ruimtes op een eenvoudige en voordelige manier met elkaar worden verbonden, heeft VvE Beheer Amsterdam een interne glasvezelkabel tussen beide ruimtes laten aanleggen. VvE Beheer Amsterdam krijgt nog relatief veel faxen. Hiervoor is een aparte faxlijn nodig, maar met NFON is dat niet meer nodig. Doordat de software via internet beschikbaar wordt gesteld is er alleen een goede internetverbinding nodig en worden faxen per e-mail ontvangen. Zo kunnen faxen eenvoudig worden gedeeld en gearchiveerd, waardoor de efficiency wordt verhoogd.

Status

Het project is inmiddels succesvol opgeleverd. VvE Beheer Amsterdam werkt nu naar volle tevredenheid met NFON.

Waarom Zetacom?

Robert Keurentjes: ‘Naast de gestelde eisen en wensen hebben we voor NFON gekozen op basis van de kennis en kunde van Zetacom. Bovendien heeft Zetacom een goede demonstratie gegeven en zijn de prijzen concurrerend. We zijn uitermate tevreden over het project en de uitvoering. Dankzij een goede voorbereiding aan zowel onze zijde als aan de kant van Zetacom is de implementatie zeer soepel verlopen. We zijn ervan overtuigd dat we de opgebouwde relatie met Zetacom nog lang door zullen zetten.’