15 december 2020
Door Gabor Schilten

Na thuiswerken nieuwe stappen met Microsoft Teams

Nadat bedrijven en organisaties noodgedwongen gingen thuiswerken, begint nu een nieuwe fase. Het inmiddels massaal omarmde communicatieplatform Microsoft Teams wordt steeds breder ingezet om de bereikbaarheid en samenwerking in organisaties verder te verbeteren. Terwijl uw medewerkers leren omgaan met de vele mogelijkheden die Microsoft Teams biedt, help ik klanten met het bepalen van hun volgende stap. < Terug naar overzicht

Door de juiste integraties te realiseren met uw bestaande ICT-infrastructuur en steeds meer werkprocessen te automatiseren, worden primaire bedrijfsprocessen een stuk efficiënter. Door uw medewerkers vervolgens te helpen door handmatige processen bijvoorbeeld binnen Teams te integreren, ervaren zij meer eenheid in het diverse applicatielandschap. Dat zorgt ervoor dat ze efficiënter kunnen werken.

Van de nood een deugd maken

In 2020 veranderde thuiswerken door de coronamaatregelen van een ‘luxe’ in een ‘must’. Ook uw organisatie heeft waarschijnlijk snel moeten schakelen om medewerkers hierbij te faciliteren, zodat zij zich kunnen blijven richten op uw bedrijfsdoelstellingen.
Het inrichten van een Microsoft Teams omgeving zie ik vaak als begin. Daarna komen er vervolgvragen. Hoe maximaliseren we de potentie? Hoe kan de bereikbaarheid van uw organisatie een boost krijgen, terwijl uw Klant Contact Centrum (KCC) versnipperd over het land (thuis) zit? Hoe creëert u rust voor medewerkers? Dit zijn vragen die ik graag help te beantwoorden.

Door uw keuze voor het Microsoft 365 platform heeft u de keuze om veel verder te gaan voor uw organisatie dan voorheen. Nu de meeste mensen het online vergaderen kennen, breekt de tijd aan om eens goed te kijken naar de potentie van het door u gekozen platform. Met eenvoudige verbindingen tussen uw applicaties is enorme winst te behalen waar uw medewerkers – en daarmee uw klanten – van profiteren.

Wat is er mogelijk?

Microsoft Teams integraal laten samenwerken met andere systemen kan ondenkbaar veel nieuwe toepassingen opleveren. Door medewerker maximaal te faciliteren binnen de Microsoft Teams applicatie ontstaat er voor medewerkers rust, terwijl de productiviteit juist met rasse schreden toeneemt. Zo heeft het toepassen van een eenvoudige ‘goedkeuringsstroom’ binnen Microsoft Teams een aantal klanten van ons al enorm geholpen. In dit blog kijken we verder naar een van de vele mogelijkheden die uw organisatie een stap verder kan helpen:

Telefonisch beter bereikbaar met Microsoft Teams

Een belangrijke stap die we nu veel zien bij organisaties is de integratie van Microsoft Teams met de bestaande telefonie infrastructuur. Met een collega overleggen via Teams is inmiddels gemeengoed. De integratie met het ‘vaste netwerk’ nog niet. Veel medewerkers benutten Microsoft Teams om digitaal samen te werken en de mobiele telefoon ernaast voor de telefonische bereikbaarheid. Uitgaand bellen kan dan met de mobiel, maar liever wel anoniem om het mobiele nummer niet aan de grote klok te hangen. Dat kan slimmer!

Hiervoor een extra applicatie of apparaat inzetten, wordt vaak als omslachtig en niet-gebruiksvriendelijk ervaren. Dat levert vaak ook extra werk op voor de IT-afdeling, die dan nog meer applicaties moet beheren. En uw CISO moet een nieuwe applicatie ook nog ‘even’ goedkeuren.

Teams heeft dit proces al doorlopen. Door ook telefonie te ontsluiten via Teams verbetert de bereikbaarheid, de gebruikerservaring én bespaart uw medewerker tijd en daarmee kosten.

‘Boost’ uw bereikbaarheid direct

Door uw Teams omgeving te integreren met uw bestaande telefonieomgeving geeft u de organisatie een enorme boost op het gebied van bereikbaarheid, zonder dat hier een grote investering bij komt kijken. Hierdoor kan er intern onderling 4-cijferig gebeld worden, hebben wij een applicatie om de ‘presence’ uit te wisselen tussen systemen en blijven uw medewerkers bereikbaar op het eigen nummer. Dat kan ook als ‘Caller ID’ naar buiten worden meegegeven.

We hebben met ons team en onze partners de laatste maanden hard gewerkt om te zorgen dat er voor deze integratie vrijwel niets aangepast hoeft te worden in uw bestaande telefonieomgeving. Hierdoor kunnen uw medewerkers uitgaand en inkomend volledig geïntegreerd werken met uw bestaande telefonieomgeving met minimale inspanning van uw ICT afdeling. Zo wordt het hart van uw telefonieomgeving intact gelaten voor nu en kunt u uw medewerkers wel direct beter faciliteren.

Nieuwe fase Microsoft Teams bij gemeenten

Bij veel gemeenten zien we momenteel ook de stap naar Microsoft Teams als breder communicatieplatform voor online samenwerken. Dit platform kan medewerkers immers breed ondersteunen om hun bereikbaarheid, werkprocessen en samenwerking te optimaliseren. Wij krijgen momenteel veel vragen van lokale overheden die hierin stappen willen zetten door bestaande en nieuwe applicaties en systemen samen te benutten.

Alle gebruikers met Teams laten bellen naast de bestaande infrastructuur, is voor veel gemeenten een lastige financiële drempel. Het is echter goed mogelijk een kleinschalige pilot te starten om telefonie binnen Teams (eerst) beschikbaar te maken voor een selecte groep medewerkers die hiermee echt beter geholpen worden. Daarmee leert uw I(C)T afdeling op kleine schaal Teams telefonie kennen terwijl een groep gebruikers echt verder geholpen wordt met het thuiswerken. Zie ook deze blog van Remco de Kramer van Microsoft.

Microsoft heeft Zetacom geselecteerd om organisaties hierbij goed te begeleiden. Mogelijk kennen wij bestaande telefonieomgeving ook al langer. Wij kunnen u hoe dan ook actief begeleiden om de bereikbaarheid van uw organisatie direct te vergroten. Ons team heeft dit traject al voor diverse organisaties mogen begeleiden.

Praktische informatie (waaronder aandachtspunten voor gemeenten) over deze stap is gebundeld in onze whitepaper “Microsoft Teams succesvol integreren met telefonie”. Deze is primair bedoeld voor gemeenten, maar kan ook andere organisaties snel op weg helpen.

 

Meer weten?

Wilt u meer weten over het integreren met Microsoft Teams of heeft u andere bereikbaarheidsvraagstukken, neem dan gerust vrijblijvend contact op met uw accountmanager of direct met mij via 088 – 938 2287 of e-mail: g.schilten@zetacom.nl.