28 maart 2018

NFON kickstart cloudmigratie Make-A-Wish Nederland

Make-A-Wish Nederland vervult ieder jaar ruim 500 wensen van kinderen en jongeren tussen 3 en 18 jaar met een levensbedreigende ziekte, met behulp van honderden vrijwilligers en fondsenwervers. Zij maken gebruik van een portal voor ondersteunend- en promotiemateriaal zoals materiaal voor de start of opvolging van acties, informatie over leveranciers die zij kunnen inschakelen of draaiboeken voor wensdagen. Voor aanvullende vragen worden zij per e-mail en telefonisch ondersteund door de kantoormedewerkers van Make-A-Wish Nederland.

< Terug naar overzicht

Meer wensdagen door optimale communicatie en informatievoorziening
De komende jaren wil Make-A-Wish Nederland het aantal wensdagen opschalen door optimaal gebruik te maken van hun resources. Zij besloot daarom versneld over te stappen naar de cloud, te beginnen met de uitrol van cloudtelefonie van NFON eind 2016. Datzelfde jaar startte de stichting de zoektocht naar een nieuw kantoorpand en keken zij naar mogelijkheden om efficiënter te werken om zo kantoorruimte, tijd en geld te besparen. Zetacom is al jaren telefoniepartner van Make-A-Wish Nederland en hielp ze daarmee graag op weg.

 

“Doordat de telefonie al was geregeld konden

medewerkers wennen aan de nieuwe mogelijkheden”

 

 

Overgang naar flexplekken vooraf geregeld
Voorafgaand aan de verhuizing verzorgde Zetacom een rondleiding op het eigen nieuwe kantoor. De stichting raakte daarbij overtuigd van de meerwaarde van flexplekken om zo de ruimte optimaal te benutten. Ze besloten dan ook om ook flexplekken te creëren in hun nieuwe pand in Hilversum, dat zij in oktober 2017 betrokken hebben. Daardoor hebben zij minder kantooroppervlakte nodig dan voorheen. De combinatie met de NFON-telefonieoplossing heeft er bovendien voor gezorgd dat medewerkers efficiënter kunnen werken. Gebruikers kunnen zelf aangeven op welk telefoonnummer en toestel de telefoongesprekken uit moeten komen, inclusief doorschakeling naar het externe callcenter, en eenvoudig hun beschikbaarheid instellen op basis van vakanties, maar ook afspraken en lunch. Alie Snel, Facility Manager bij Make-A-Wish Nederland voegt toe: “Doordat de telefonie al was geregeld konden medewerkers wennen aan de nieuwe mogelijkheden. Bovendien konden ze zelf het toestel oppakken en aansluiten op de nieuwe werkplek. Dit gemak en de flexibiliteit van de oplossing was essentieel met het oog op de verhuizing.”

Gefaseerde cloudmigratie loont
De implementatie van NFON werd in april gevolgd door de cloudmigratie van de portal waar de honderden vrijwilligers en fondsenwervers gebruik van maken. De oude situatie, waarbij zij via een VPN moesten inloggen, was gebruiksonvriendelijk en ontoereikend, wat zorgde voor veel extra werk en veel telefoontjes en mailtjes naar het hoofdkantoor. Het bleek een verstandige zet dat zij bewust eerst de overstap op NFON gepland hadden voordat zij de portal migreerden. Na deze migratie van volgden er veel telefoontjes van vrijwilligers die niet konden inloggen op de portal. Deze oproepen konden nu goed worden afgehandeld. De vrijwilligers en fondsenwervers kunnen zich het beste inzetten voor de stichting als deze hen optimaal faciliteert. En wanneer zij goed geïnformeerd zijn, zijn medewerkers van de stichting minder tijd kwijt met de aanvullende ondersteuning. De tijd die de medewerkers besparen kan geïnvesteerd worden in de wensdagen.

Dompeling: “Het is verstandig om vooraf stil te staan bij de impact van een cloudmigratie. Er komt vaak meer bij kijken dan mensen zich vooraf realiseren. Eventuele risico’s kunnen geminimaliseerd worden door de ICT-oplossingen gefaseerd te migreren en de impact vooraf goed in kaart te brengen met een partner als Zetacom.” Snel sluit af: “De operatie van Make-A-Wish Nederland wordt door de nieuwe cloudoplossingen sneller, makkelijker en doelgerichter. De tijd- en geldbesparing draagt bij aan ons doel om nog meer wensen in vervulling te laten gaan.”

Contact
Lees hier meer over de cloud telefonie oplossingen van NFON. Heeft u communicatievraagstukken of andere vragen? Of wilt u vrijblijvend één van onze specialisten spreken? Bel 088 938 2222 of neem contact op via info@zetacom.nl.