3 juli 2018

Rijksakademie belt stabiel en flexibel met cloudtelefonie

De Rijksakademie van beeldende kunsten richt zich op het ontwikkelen van toptalenten in de beeldende kunsten. Het is een kleine, compacte organisatie in een groot bijzonder pand: een voormalige cavaleriekazerne in Amsterdam. Hier realiseerde Zetacom voor het telefoonverkeer één centraal systeem voor cloudtelefonie. Zetacom heeft voor deze klant gekozen voor een NFON-oplossing. Dit biedt de gebruikers in het uitgestrekte pand veel stabiliteit en flexibiliteit. “Het bevalt heel goed. Onze mensen zijn gek op de toestellen, die ze intern gemakkelijk kunnen meenemen”, vertelt hoofd bedrijfsvoering Michel de Rooij.

< Terug naar overzicht

De Rijksakademie (met een k!) is in alle opzichten geen ‘standaard’ onderwijsinstelling. “Wij zijn echt totaal anders dan bijvoorbeeld de Universiteit van Amsterdam, met onze eigen specifieke kenmerken en behoeften”, schetst De Rooij. De academie biedt 50 kunstenaars uit binnen- en buitenland de kans om in twee jaar tijd hun werk verder te ontwikkelen en verdiepen. Meestal na een relevante vooropleiding en enkele jaren werkervaring als beeldend kunstenaar. Jaarlijks worden hiervoor toptalenten geselecteerd uit Nederland (ongeveer de helft) en de rest van de wereld. De animo is groot. Jaarlijks buigt de selectiecommissie zich over zo’n 1.700 aanmeldingen. Begrijpelijk, want voor veel oud-studenten heeft een verblijf aan de Rijksakademie geleid tot hun internationale doorbraak.

Voorzieningen

Voor de kunstenaars zijn in het uitgestrekte pand van 1.200 vierkante meter talloze voorzieningen beschikbaar. Vijftig ateliers voor onderzoek, experiment, productie en presentatie van hun werk en speciale werkplaatsen voor het werken met bijvoorbeeld metaal, grafiek of keramiek. Voor de (buitenlandse) kunstenaars zijn verspreid over de stad ook 39 woningen beschikbaar, waar zij als artist in residence verblijven.

De ‘kleine organisatie met een groot pand’ heeft een staf van 25 vaste medewerkers en daaromheen een netwerk van docenten en adviseurs (vaak zzp’ers) voor de studenten. De Rijksakademie is sinds 1992 gevestigd in een voormalige cavaleriekazerne op steenworpafstand van Dierentuin Artis. Toen het instituut in 2014 zelf eigenaar werd van het pand werd het telefonienetwerk al snel vervangen. “De oude telefooncentrale was echt een drama. Die zorgde voor veel problemen en ergernis. Eigenlijk was hij nog niet afgeschreven en ons budget is beperkt, maar gelukkig bood een blikseminslag uitkomst”, lacht het hoofd bedrijfsvoering. “Toen konden we het telefonienetwerk door Zetacom laten vervangen.”

Cloudtelefonie

Als systemintegrator realiseerde Zetacom samen met leverancier NFON de centrale telefonie-oplossing in de cloud. Dat biedt grote voordelen: stabiliteit, schaalbaarheid, interne flexibiliteit en efficiency voor gebruikers. De Rijksakademie werkt met drie vaste huurtelefoons en voor medewerkers zijn er 25 mobiele DECT-toestellen (SNOM). Die kunnen zij gemakkelijk meenemen door het pand. “Dat is echt heerlijk om ambulant te kunnen werken. De toestellen zijn erg populair. Ze bieden onze medewerkers veel flexibiliteit, maar ook stabiliteit. Waar ze ook werken.”
De realisatie van het netwerk ging niet ‘vanzelf’ in het monumentale gebouw met veel draadglas en oude ruimten. “Het is in veel opzichten een moeilijk gebouw: groot met veel gangen, weinig efficiënte ruimte en veel storingselementen. Toch heeft Zetacom hier een goed en stabiel telefonienetwerk kunnen realiseren.” Vooral het plaatsen van de DECT-zenders, voor een volledige dekking luisterde nauwkeurig.

Uitdaging voor ICT

De ingebruikname verliep voor de Rijksakademie heel soepel. “Zetacom zette alle telefoontoestellen neer en zorgde gewoon dat alles werkt. Daar was ik heel blij mee, want cultuurinstellingen zijn in technisch opzicht vaak heel behoudend en huiverig. Dat is altijd een uitdaging op het gebied van ICT. Dan is het dus prettig als het gewoon direct werkt. En als er wijzigingen moeten worden doorgevoerd in het centrale besturingssysteem lieten we dat eerst door Zetacom doen, maar tegenwoordig doen we dat zelf. Dat gaat heel eenvoudig. En als het complexer wordt, kunnen we toch altijd terugvallen op Zetacom.”
Op de drie vaste toestellen wordt ook gebruikgemaakt van NCTI, de standaard voor kantoorcommunicatie waardoor gebruikers in hun computerscherm kunnen zien wie er belt en direct een gesprek kunnen opstarten.

“Zetacom begrijpt ons”

De Rijksakademie is nog steeds blij met de keuze voor de nieuwe telefoonvoorziening destijds en de ondersteuning van Zetacom. “We hebben een stabiele, rustige relatie omdat alles goed functioneert. Wel heb ik twee keer per jaar contact met onze vaste accountmanager, Bas Wijgh bij Zetacom. Dat is prettig omdat hij dan goed weet wat er bij ons speelt en onze eventuele veranderende behoefte goed kan inschatten. Ik merk dat bijvoorbeeld doordat er heel goed wordt meegedacht over het feit dat wij moeten werken met een klein budget. Dat is een goed teken en heel prettig samenwerken met een leverancier. En is er een keer storing, dan wordt dat na een belletje met Zetacom altijd direct opgelost. Dat is ook een fijn idee. Ik ben nog steeds blij dat wij voor hen hebben gekozen. Wij wisten dat zij niet alleen werken met onderwijsinstellingen, maar veel meer doen. Dat is in ons geval heel waardevol omdat wij geen standaard onderwijsinstelling zijn. Zetacom begrijpt ons en onze behoeften.”

Contact

Heeft u vragen over bereikbaarheid van uw organisatie? Of wilt u vrijblijvend één van onze specialisten spreken? Bel 088 938 2222 of neem contact op via info@zetacom.nl.