St. Michaël College optimaal bereikbaar via NFON cloud-telefonie

• Home
• Klantcases
• St. Michaël College optimaal bereikbaar via NFON cloud-telefonie

Het St. Michaël College in Zaandam is een katholieke middelbare school voor havo en vwo. De onderwijsinstelling, gelegen direct naast de Zaanse Schans, biedt in een vestiging met 48 lokalen onderwijs aan zo’n 1250 leerlingen. Moderne technologie speelt zowel in de les als in de ondersteuning een belangrijke rol. Alle leerlingen werken met een laptop en de school is voorzien van bijbehorende moderne IT-infrastructuur. Daarbij hoort voor het St. Michaël College ook telefonische bereikbaarheid: van de school als geheel en intern de bereikbaarheid van de afzonderlijke lokalen.

Pensioenleeftijd

Het beheer van de telefonie van St. Michaël College valt onder de verantwoordelijkheid van de IT-afdeling, onder leiding van hoofd ICT en docent wis- en informatiekunde Kees Vleeming en hoofd systeembeheer Elyes Khechana. Vleeming legt uit: “Zowel onze bestaande telefooncentrale, qua garantie en beschikbaarheid van onderdelen, als de beheerder daarvan naderden de pensioenleeftijd. Om te voorkomen dat de telefonische bereikbaarheid van de school in het geding zou komen, oriënteerden we ons op vervanging.” In overleg met receptie en administratie, de meest intensieve gebruikers van de telefonie, werd een lijstje met vereisten voor de nieuwe telefonie-oplossing opgesteld. Khechana: “Qua functies wilden we in elk geval behouden wat we hadden. Bereikbaarheid moest gegarandeerd zijn, niet alleen die van onze receptie en administratie tijdens examen-uitslagen bijvoorbeeld, maar ook de interne telefonie naar de 48 klaslokalen. Deze werd gebruikt om o.a. absentie door te geven aan de docent in het klaslokaal en liep via een aparte interne centrale.”

Keuzetraject

Na de oriëntatie op wat er tegenwoordig in de markt beschikbaar was, werd de vraag bij vier partijen uitgezet. Vleeming: “Waar 12 jaar geleden nog werd gekozen voor een telefooncentrale op locatie, is dat gezien het kostenplaatje voor een organisatie als de onze tegenwoordig echt geen optie meer.” Vanuit de initiële offertes werden twee partijen uitgenodigd om hun oplossing verder toe te lichten. Een daarvan was Zetacom met NFON-cloudtelefonie. “Zetacom luisterde goed naar wat we nodig hadden en maakte de persoonlijke benadering waar met een aanbod waarin NFON ons alle functies bood die we nodig hadden, inclusief een elegante oplossing voor de bereikbaarheid van de leslokalen,” licht Khechana toe. De combinatie van expertise met flexibiliteit gaf de doorslag. Vleeming: De functionaliteit is modulair per maand aanpasbaar en je zit niet aan een contract vast. Een heel verschil met de andere partij die qua aanbod zelf gebonden was aan standaardformulieren en waarbij wij gebonden zouden zijn aan een minimale contractduur van drie tot vijf jaar. De keuze voor Zetacom en NFON was geen hogere wiskunde.”

Implementatie

Wat betreft de implementatie ging het St Michaël College wederom niet over een nacht ijs. Vleeming: “Het porteren van nummers kost natuurlijk tijd, maar we vonden het ook belangrijk om de toestellen uitvoerig te testen. Dan weet je zeker dat je op het moment dat je overgaat, compatibiliteits- en andere frustrerende verrassingen hebt uitgesloten. Ook in deze fase kregen we volledige ondersteuning vanuit Zetacom.” In hetzelfde proces werd ook de nodige aandacht besteed aan de netwerk-infrastructuur. Enerzijds moet er altijd voldoende capaciteit zijn voor streaming video en tegelijkertijd is het essentieel om een deel van de internetlijn te reserveren voor telefonie. “Het volume aan streaming video is in onderwijsinstellingen als de onze veel hoger dan in andere organisaties. Video is een onderdeel geworden van het lesgeven en je moet voorkomen dat als er in drie klassen tegelijkertijd een video wordt gestart, je meteen telefonisch niet meer bereikbaar bent.” licht Khechana toe.

Bereikbaar zonder risico

In maart 2016 ging het St. Michaël College live met NFON cloudtelefonie en is sindsdien een tevreden gebruiker. Vleeming: “Het was voor de meeste mensen wel even wennen aan het nieuwe soort toestel. Er is meer informatie beschikbaar dan voorheen, zoals bijvoorbeeld gemiste oproepen en iedereen kan zijn meest gebelde personen onder voorkeuzeknoppen zetten.” Khechana vult aan:“Om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal gebruik maakt van dit soort mogelijkheden hebben we onze eigen handleiding gemaakt. En we zien dat het werkt. Mensen lopen niet meer naar de klaslokalen omdat ze een nummer niet kunnen vinden, de communicatie verloopt veel efficiënter.”

Het St. Michaël College kijkt met een goed gevoel terug op de overstap. Vleeming sluit af: “We hebben de telefonische bereikbaarheid gekregen die we wensten en ook met de kennis van nu zouden we niets veranderen aan de stappen die we hebben genomen. De service van Zetacom tijdens het hele proces was uitstekend en dat hebben we als bijzonder waardevol ervaren. Andere scholen met een telefooncentrale die tegen het einde van zijn levensspanne loopt geef ik wel de tip om op tijd te beginnen. Want met je bereikbaarheid wil je geen risico nemen.” 

Dick Dompeling, directeur van NFON-distributeur Zetacom: “Bij modern onderwijs hoort moderne bereikbaarheid en het St. Michaël College is een schoolvoorbeeld van hoe cloudtelefonie onderwijs, docenten, leerlingen en hun ouders vandaag al eenvoudig, flexibel en volledig betrouwbaar ondersteunt. We zijn er bijzonder trots op dat we dit voor en met het St. Michaël College hebben mogen realiseren.”

Deze referentie is ook gepubliceerd op Computable.nl.

Contact

Wilt u meer informatie over Cloud-telefonie?  Bel 088 938 2222 of neem gerust contact met ons op.