20 september 2019
Door De redactie
Veel organisaties maken of overwegen de stap naar cloud telefonie. Waarom kiezen ze hiervoor of juist niet? De afgelopen 10 jaar zag ik bedrijven en organisaties al eerder een vergelijkbare stap zetten op het gebied van telecom. Na een korte terugblik op die lessen zet ik de belangrijkste actuele vragen, antwoorden en aandachtspunten over cloud telefonie graag voor u op een rij. < Terug naar overzicht

Wanneer zet je de stap?

Bereikbaarheid en continuïteit zijn vaak dé thema’s waarvoor bedrijven hun telefonie onder de loep nemen. Als de bestaande telefooncentrale echt aan vervanging toe is, kiezen ze nu meestal voor cloud telefonie. Maar ook als de oude centrale nog niet is afgeschreven, wordt die stap soms toch al gezet. En dan dus ook heel bewust. Wanneer zet je de stap en waarom?

Deze vragen hoorde ik al eerder in de zakelijke telefonie toen de overstap van bellen met hardware naar software (VoIP, oftewel: Voice over IP) mogelijk werd. Nu organisaties al steeds meer in de cloud werken, is cloud telefonie vaak een logische vervolgstap. Meestal met grotendeels dezelfde overwegingen als bij die vorige grote vernieuwing: die naar VoIP.

Waarom cloud telefonie?

Met telefonie uit de cloud hebben organisaties geen vaste telefooncentrale meer in huis. Dat geeft veel vrijheid en flexibiliteit. Bijvoorbeeld om medewerkers te laten werken waar en wanneer zij dat willen. En om op en af te kunnen schalen. Heb je nu honderd medewerkers en wil je er straks vijftig bij en daarna nog eens honderd? Dat kan heel eenvoudig. En dat zonder grote investeringen. Gewoon met een vast bedrag per gebruiker per maand. Die kosten zijn vooraf dus heel voorspelbaar te budgetteren.

Vergeet de techniek

Daarnaast is er nog een belangrijke reden waarom organisaties kiezen voor cloud telefonie. Ze leggen daarmee de verantwoordelijkheid voor de techniek buiten de deur. Daardoor kan de eigen IT-afdeling zich beter richten op de businessondersteuning van de eigen gebruikers, terwijl je telefoniepartner gewoon zorgt dat je meelift op de snelle en steeds specialistischer ontwikkelingen op het gebied van (cloud) telefonie, inclusief service en beheer. En juist goede support van eindgebruikers wordt steeds belangrijker om te zorgen dat zij beschikbare tools ook goed benutten om zo efficiënter te kunnen werken.

Weeg alle voordelen

Wie de cloud telefonie overweegt, kijkt natuurlijk ook naar de kosten. Soms wordt dan meteen geroepen dat cloud telefonie ‘duurder’ is dan een eigen centrale. Maar vaak is dat appels met peren vergelijken. Als je een eerlijke vergelijke maakt en daarin alle relevante factoren meeneemt, is het kostenverschil vaak klein en hoeft cloud telefonie zeker niet ‘duurder’ te zijn. Helemaal als de andere voordelen van cloud telefonie passen bij de behoeften van je organisatie en gebruikers, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerken, bereikbaarheid of flexibiliteit.

Wat kiezen anderen en waarom?

De keuze voor cloud telefonie past bij de digitale transitie waarin veel organisaties nu zitten. Veel ICT-hardware verdwijnt uit de organisatie, ze werken al (deels) in de cloud (bijvoorbeeld met de internetdiensten van Office 365), maar voor telefonie wordt de stap vaak wat later gezet. Deze stap past ook volledig bij het streven naar betere bereikbaarheid en samenwerken met behulp van Unified Communications, dat bij veel bedrijven en organisaties nu ook een belangrijk thema is.

Wanneer sprake is van vernieuwing van de telefooncentrale (bijvoorbeeld bij een aanbesteding of omdat hij afgeschreven is), zie ik vrijwel alle organisaties nu kiezen voor cloud telefonie. Is de bestaande centrale nog niet afgeschreven, dan kijken ze eerst goed naar hun behoeften, de organisatiestrategie, waar ze nu staan én waar ze heen willen. Dan kan een vroegtijdige overstap zeker al een waardevolle keuze zijn.

Deze kenmerken van cloud telefonie spelen dan vaak een rol:

  • Veel handige functies voor nieuwe telefonie-oplossingen.
  • Geen investeringen in hardware, software of licenties.
  • Minder kosten voor installatie.
  • Geen vast contract, maar betalen per gebruiker per maand.
  • Alleen betalen voor wat u gebruikt.
  • Onbeperkt en gemakkelijk schaalbaar.
  • Gratis onderling bellen.

Meer weten?

Wilt u meer weten over cloud telefonie of de nieuwe mogelijkheden die dit kan bieden voor uw organisatie? Download de Whitepaper of neem direct vrijblijvend contact op via 088 938 2200.